Política de privacidad y tratamiento de datos

1. Quién es el responsable

El responsable del tratamiento es Galeras Studios S.A.S., empresa titular de la plataforma Vinta Sales (en adelante, “Vinta Sales”).

Razón social

Galeras Studios S.A.S.

NIT

901181792-9

Domicilio

Pasto, Nariño

Dirección

Pasto, Nariño

Teléfono

+57 321 512 3342

Correos

contacto@vintasales.com o contacto@galerastudios.com

Esta política aplica al sitio vintasales.com, a la plataforma Vinta Sales (ai.appvinta.com), al chat web que nuestros clientes instalan en sus sitios y a los canales por los que nos comunicamos contigo. Se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas colombianas sobre protección de datos personales.

2. Cuándo somos responsables y cuándo encargados

Vinta Sales trata datos personales en dos papeles distintos:

• Como responsable, de los datos de nuestros clientes, de las personas que usan la plataforma y de quienes nos contactan. Nosotros decidimos para qué se usan esos datos.
• Como encargado, de los datos de los contactos de nuestros clientes: las personas que escriben al WhatsApp de un negocio, llenan uno de sus formularios de Meta o chatean en su sitio web. En ese caso la empresa cliente es la responsable: decide para qué usa los datos y debe contar con la autorización de sus titulares. Vinta Sales los trata solo por cuenta del cliente, siguiendo sus instrucciones y para prestarle el servicio.

Si eres contacto de un negocio que usa Vinta Sales y quieres consultar, corregir o eliminar tus datos, dirígete primero a ese negocio. Si nos escribes a nosotros, le trasladaremos tu solicitud en un máximo de 2 días hábiles y te avisaremos.

3. Qué datos tratamos

Como responsable

• Usuarios de la plataforma: nombre, correo, teléfono de WhatsApp y horario de atención. De la contraseña guardamos solo un hash, nunca el texto.
• Empresas cliente: razón social, NIT, correo, teléfono, logo y los datos de contacto comercial y de facturación.
• Uso y seguridad: registros técnicos de acceso, la dirección IP desde la que se pide restablecer una contraseña y el consumo de mensajes e inteligencia artificial de cada cuenta.
• Integraciones: las autorizaciones (tokens) de Meta, Google Calendar, Salesforce u otros servicios que conectes.
• Vinta Manager: las preguntas que le haces al asistente, sus respuestas y las notas que guarda para recordar tus preferencias.
• Personas que nos contactan: nombre, teléfono, correo, empresa y lo que nos cuentas.

Como encargado, por cuenta de nuestros clientes

• Identificación y contacto: nombre, teléfono, correo, usuario de Instagram e identificadores de cada plataforma.
• Conversaciones: mensajes, imágenes, documentos, notas de voz y sus transcripciones.
• Formularios de Meta Lead Ads: las respuestas y los datos del anuncio y del formulario de origen.
• Información del CRM: etapas, negocios, notas, etiquetas, citas, campos personalizados y los resúmenes o clasificaciones que genera la IA, como el tema o el tono de una conversación.
• Llamadas, cuando el cliente activa los agentes de voz: números, duración, grabación y transcripción.

Datos sensibles y de menores

Vinta Sales no pide datos sensibles, como los de salud, origen étnico u orientación política, para prestar el servicio. Si un cliente los trata en sus conversaciones, por ejemplo para agendar citas médicas, ese cliente debe obtener la autorización expresa del titular. Nadie está obligado a entregar datos sensibles.

La plataforma está dirigida a empresas, no a menores de edad. Cuando se traten datos de niños, niñas o adolescentes se respetarán sus derechos prevalentes.

4. Cómo obtenemos los datos

• Directamente de ti, cuando contratas, cuando creamos tu cuenta, cuando usas la plataforma o cuando nos escribes.
• De los canales que el cliente conecta: WhatsApp, el chat web, los formularios de Meta Lead Ads (también a través de Zapier) y, cuando estén disponibles, Messenger e Instagram.
• De las integraciones que el cliente autoriza, como Google Calendar o Salesforce.
• De forma automática, por el funcionamiento técnico de la plataforma (ver la sección 14).

5. Para qué usamos los datos

Como responsable

• Crear y administrar las cuentas, autenticar a los usuarios y prestar el servicio contratado.
• Dar soporte y enviar avisos del servicio por correo, como el restablecimiento de contraseña o las notificaciones de la plataforma.
• Facturar, cobrar y controlar los límites de uso de cada plan.
• Proteger la plataforma y prevenir fraudes y usos abusivos.
• Medir el uso del servicio de forma agregada para mejorarlo.
• Medir los resultados de nuestros anuncios en Facebook e Instagram y mostrarlos a quienes visitaron este sitio.
• Enviarte información comercial de Vinta Sales, solo si lo autorizas. Puedes pedir en cualquier momento que dejemos de hacerlo.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades.

Como encargado

Solo para prestarle el servicio al cliente: mostrar las conversaciones en la bandeja, permitir que los agentes de IA respondan, califiquen y muevan contactos por los embudos, enviar las campañas, seguimientos y recordatorios que el cliente configure, generar reportes y entregar los datos a las integraciones que el cliente active.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad de terceros.

6. Inteligencia artificial

Los agentes de IA de Vinta Sales funcionan con modelos Gemini de Google. Para que un agente responda, enviamos a la API de Gemini el contenido de la conversación, el historial relevante y la base de conocimiento que el cliente configuró. También usamos Gemini para transcribir notas de voz, resumir conversaciones, calificar contactos, redactar mensajes de seguimiento y responder en el asistente Vinta Manager.

• Vinta Sales no usa el contenido de las conversaciones para entrenar modelos propios.
• Las respuestas automáticas pueden tener errores. Por eso la plataforma permite pasar una conversación a una persona y revisar lo que hace cada agente.
• Si el cliente conecta un agente a sus propias APIs, el agente les envía los datos del contacto que el cliente haya configurado, como nombre, teléfono o correo.

7. Datos de Meta: WhatsApp, Messenger, Instagram y Lead Ads

Cuando un cliente conecta sus cuentas de Meta, Vinta Sales recibe:

• WhatsApp Business: los mensajes y archivos que se envían y reciben, el número y el nombre de perfil de cada contacto, y los identificadores de la cuenta de WhatsApp Business del cliente.
• Messenger e Instagram: los mensajes, los identificadores de página y de usuario, y el nombre de usuario de Instagram.
• Lead Ads: las respuestas a los formularios y los identificadores del anuncio, del formulario y de la página.
• Cuenta que conecta: la lista de páginas que administra y los permisos (tokens) para operar en su nombre.

Usamos esta información solo para mostrar y responder conversaciones, registrar contactos en el CRM y saber de qué anuncio vienen. No la vendemos, no la usamos para publicidad y no la compartimos fuera de lo que describe esta política. El cliente puede desconectar un canal cuando quiera: dejamos de recibir sus datos y borramos el permiso de acceso de esa conexión.

8. Datos de Google Calendar

Si un usuario conecta Google Calendar, Vinta Sales accede al correo de esa cuenta de Google y a los eventos de su calendario, solo para crear y gestionar las citas que se agendan desde la plataforma. Guardamos las autorizaciones necesarias para mantener la conexión hasta que la desconectes.

No usamos estos datos para publicidad ni los vendemos. Tampoco se los transferimos a terceros, salvo para prestar el servicio, por razones de seguridad o por obligación legal.

El uso que Vinta Sales hace de la información recibida de las API de Google, y su transferencia a cualquier otra aplicación, cumple la Política de datos de usuario de los servicios de las API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado.

9. Chat web

Cuando un cliente instala el chat de Vinta Sales en su sitio, el visitante escribe su nombre y su correo para empezar. El chat guarda en el navegador del visitante (almacenamiento local) un identificador aleatorio, ese nombre y ese correo, para retomar la conversación si vuelve a la página. No usa cookies ni guarda la dirección IP del visitante.

El dueño del sitio donde está instalado el chat es el responsable de esos datos y debe informar a sus visitantes cómo los trata.

10. Con quién compartimos los datos

Solo con los proveedores que necesitamos para prestar el servicio. Ellos tratan los datos por cuenta nuestra o del cliente y con deberes de confidencialidad y seguridad.

Los datos también llegan a los servicios que el cliente decida conectar, como Google Calendar, Salesforce, Zapier o sus propias APIs. Cada uno de esos servicios trata los datos según sus propias condiciones.

Además, podemos entregar datos:

• A autoridades que los pidan en ejercicio de sus funciones o por orden judicial.
• A un comprador o sucesor, si Vinta Sales se fusiona, se vende o se reorganiza. En ese caso te avisaremos por correo o en este sitio.
• De forma anónima o agregada, sin que identifiquen a nadie, con fines estadísticos.

11. Transferencia internacional

Varios de estos proveedores almacenan o procesan los datos fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Lo hacemos para poder prestar el servicio, con proveedores que se obligan por contrato a proteger los datos. Al aceptar esta política autorizas esa transmisión y transferencia internacional en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

12. Cuánto tiempo conservamos los datos

• Mientras la cuenta esté activa y la relación con Vinta Sales siga vigente. Después, por el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, contables o tributarias, resolver disputas y atender auditorías.
• Los datos que tratamos por cuenta de un cliente se conservan según sus instrucciones. Al terminar el contrato, el cliente puede pedir que se los entreguemos o que los eliminemos.
• Los datos para enviarte información comercial, hasta que retires tu autorización.

13. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos, entre ellas:

• Conexiones cifradas (HTTPS) entre tu navegador, la plataforma y los proveedores.
• Contraseñas guardadas con hash.
• Acceso separado por empresa y por rol.
• Verificación de la firma de los avisos automáticos (webhooks) que recibimos de Meta y Twilio.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, te avisaremos y lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando la ley lo exija.

14. Cookies y almacenamiento en el navegador

• vintasales.com usa el píxel de Meta para medir nuestros anuncios en Facebook e Instagram y mostrárselos a quienes visitaron el sitio. El píxel envía a Meta las páginas que visitas, la dirección IP y datos del navegador, y usa cookies de Meta según su política de privacidad. Puedes limitar los anuncios que ves en la configuración de anuncios de Meta. El sitio no usa otras herramientas de analítica o publicidad, y las fuentes se sirven desde el mismo dominio.
• La plataforma guarda en tu navegador la sesión iniciada (vence a las 24 horas), tus preferencias de interfaz y el correo con el que ingresaste, para recordarlo la próxima vez. Además usa una cookie con el idioma. Todo esto es necesario para que funcione.
• Al conectar WhatsApp con el registro integrado de Meta se carga el SDK de Facebook, que puede usar sus propias cookies según la política de Meta.
• El chat web funciona como se describe en la sección 9.

Puedes borrar o bloquear las cookies y el almacenamiento local desde la configuración de tu navegador. Si lo haces, tendrás que volver a iniciar sesión y algunas funciones pueden dejar de funcionar.

15. Tus derechos

Como titular de los datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos, también cuando sean parciales, inexactos, incompletos o fraccionados, induzcan a error o su tratamiento esté prohibido o no autorizado.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste, salvo cuando la ley no la exige.
• Saber, si lo pides, qué uso le hemos dado a tus datos.
• Revocar la autorización y pedir que suprimamos tus datos. No procede cuando tienes el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• Acceder gratis a tus datos y pedir una copia.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.

16. Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos a contacto@vintasales.com o contacto@galerastudios.com. El área de protección de datos de Vinta Sales atiende las consultas y los reclamos. Indica tu nombre, tu documento de identidad, cómo contactarte, qué pides y, si aplica, los documentos que quieras hacer valer. Puedes hacerlo tú, tus causahabientes o tu representante o apoderado debidamente acreditado.

Consultas

Las respondemos en un máximo de 10 días hábiles desde que las recibimos. Si no alcanzamos, te explicaremos el motivo y responderemos dentro de los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos

Son las solicitudes para corregir, actualizar o suprimir datos, para revocar la autorización o para denunciar un incumplimiento.

• Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los 5 días siguientes a su recepción. Si pasan 2 meses desde ese requerimiento sin que envíes lo que falta, entenderemos que desististe.
• Con el reclamo completo, marcaremos tus datos como “reclamo en trámite” en máximo 2 días hábiles.
• Lo respondemos en un máximo de 15 días hábiles desde el día siguiente a su recepción. Si no es posible, te diremos por qué y responderemos dentro de los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio debes haber agotado este trámite con nosotros (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

17. Cómo pedir que eliminemos tus datos

Si conectaste Facebook, Instagram, WhatsApp o Google con Vinta Sales y quieres que borremos los datos que recibimos de esas plataformas:

1. Desconecta el canal o la integración desde la plataforma. Dejamos de recibir datos y borramos el permiso de acceso de esa conexión.
2. Escríbenos a contacto@vintasales.com o contacto@galerastudios.com con el asunto “Eliminación de datos”. Indica la empresa y la página, el número o la cuenta que conectaste.
3. Confirmaremos la solicitud y eliminaremos los datos en los plazos de los reclamos (sección 16), salvo los que debamos conservar por obligación legal. Te avisaremos cuando terminemos.

También puedes quitarle el acceso a Vinta Sales desde las integraciones comerciales de tu cuenta de Facebook o desde las aplicaciones conectadas de tu cuenta de Google.

Si eres contacto de un negocio que usa Vinta Sales, pide la eliminación a ese negocio, o escríbenos y le trasladaremos la solicitud.

18. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política. La versión vigente estará siempre en esta página, con su fecha. Si el cambio es sustancial, por ejemplo en la identidad del responsable o en las finalidades, te avisaremos antes de aplicarlo, por correo o en la plataforma, y pediremos una nueva autorización cuando haga falta.

19. Vigencia

Esta política rige desde el 6 de octubre de 2026. Las bases de datos se conservarán por el tiempo descrito en la sección 12, mientras exista una finalidad que justifique el tratamiento.

Consulta también nuestros Términos de uso.